Artykuł

Ewelina Młodawska

Ewelina Młodawska

Skuteczne prezentacje


Często boimy się wystąpień publicznych, przemawianie do dużego audytorium rodzi w nas dyskomfort. Mimo codziennej śmiałości podczas prezentacji na forum odczuwamy tremę. Mocno bijące serce, duszności i mokre ręce to jedne z wielu somatycznych objawów stresu. Początkujący trenerzy i wykładowcy również walczą ze zdenerwowaniem towarzyszącym przed szkoleniem, jednak aby skutecznie przeprowadzić prezentację stosują się do kilku sprawdzonych zasad.

Wystąpienie ze trzy dni


Podstawą sukcesu jest wiedza o terminie, czasie i miejscu wystąpienia, aby móc je dokładnie zaplanować. Zaskoczenie nigdy nie jest przyjacielem mówcy. Trener powinien się zastanowić, co jest celem jego wystąpienia, czego chce nauczyć swoich słuchaczy i jaką wiedzę mają wynieść z tego spotkania. Ważne jest, aby pomyślał również o czasie: ile go ma i czy obejmuje on etap pytań i odpowiedzi, który często jest niezbędnym elementem wystąpienia. Doświadczony trener wie również, że istotne jest zastanowienie się nad problemem utrzymania uwagi słuchaczy - jak długo będzie w stanie ją utrzymać. Długie wypowiedzi prowadzącego powodują spadek aktywności uczestników spotkania, na co trener powinien zareagować.

Kolejne pytania, na które doświadczeni trenerzy potrzebują poznać odpowiedzi, dotyczą samego audytorium: ile osób będzie uczestniczyć w spotkaniu, czego mogą oczekiwać, kim są uczestnicy i jaki jest ich poziom wiedzy z prezentowanego zakresu tematycznego. Następne pytania dotyczą samej osoby trenera, który musi zastanowić się, jakie będą najważniejsze punkty prezentacji, którą ma przygotować, jakie są słabsze obszary z posiadanej przez siebie wiedzy i czy te niedociągnięcia utrudnią realizację zamierzonego wcześniej celu. Ważne jest również, aby zaplanować pomoce, które będą niezbędne takie jak rzutnik, laptop, flipchart, flamastry. Jeśli trener znajdzie odpowiedź na te pytania, może przejść do kolejnego etapu przygotowania.

Trema


Należy mieć świadomość, że odrobina tremy jest bardzo pożyteczna, mobilizuje energię psychiczną, sprawia, że człowiek zaczyna działać, przygotowywać się i intensywniej myśleć. Trzeba również pamiętać, że nadmierna trema może być bardzo szkodliwa i zaburzać wydajność organizmu. Najczęstszymi przyczynami nadmiernej tremy jest obawa przed porażką, ośmieszeniem, załamaniem a także poczucie niższości, wrażenie, ze jest sie gorszym od innych ludzi oraz lęk przed samotnością, który odczuwa prawie każdy mówca.

Walka z tremą zaczyna się od poznania kilku prawd o niej samej:
  • wszyscy mają tremę, jest to naturalne i nie jest złe,
  • przeciętne normy przemawiania są dość niskie, w związku z czym jest duże prawdopodobieństwo, że występujący będzie lepszy od innych osób,
  • jeśli osoba przemawia, to znaczy, że ma coś cennego do zaoferowania, inaczej nie prowadziłaby prezentacji.


Kolejnym krokiem jest uporanie się z tremą, dzięki praktyce, dokładnej znajomości prezentowanego tematu, audytorium, celu, przygotowaniu oraz ćwiczeniom - kilkukrotne przećwiczenie, tego, co chce się powiedzieć podczas swojej prezentacji. Dobrym rozwiązaniem jest znalezienie słuchacza, mogącego przekazać informację zwrotną.

Podczas ćwiczenia przydatne jest wyobrażanie sobie audytorium i właściwego przemówienia, ćwiczenia na głos z poruszaniem się. Ułatwia to przyzwyczajenie się do rozszerzania własnych notatek, dopowiadania. Nigdy nie należy przepisywać przemówień w pełnej wersji i odczytywać go podczas prób, ponieważ gwarantuje to pozbawione elastyczności wystąpienie. Może spowodować, że przy zapomnieniu danego zdania czy słowa mówca "zatnie się" i straci wątek, czego konsekwencją będzie zwiększenie poziomu stresu, tremy i dyskomfortu. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzenie próby w tym pomieszczeniu, gdzie odbędzie się właściwa prezentacja. Jeżeli nie ma takiej możliwości, należy przynajmniej zobaczyć pomieszczenie i wyobrazić sobie siebie podczas wystąpienia.

Wystąpienie za godzinę


Nadchodzi dzień wystąpienia. Trener powinien przybyć na miejsce przynajmniej godzinę. przed prezentacją. Bardzo ważna jest aranżacja sali i stworzenie tzw. listy kontrolnej, czyli listy rzeczy, które należy sprawdzić przed spotkaniem:
  1. Aranżacja sali: sprawdzenie bezawaryjności niezbędnego sprzętu, akcesoriów i oprzyrządowania, widoczność ekranu dla każdego miejsca słuchacza, przygotowanie miejsc siedzących wystarczająco blisko, by każdy mógł swobodnie widzieć i słyszeć prowadzącego oraz przygotowanie miejsca do swobodnego poruszania się trenera.
  2. Wentylacja: sprawdzenie możliwości wyłączenia klimatyzacji, zamknięcie okien wychodzących na ulicę.
  3. Oświetlenie: sprawdzenie poprawności działania oświetlenia, możliwości regulacji.

Cechy dobrej aranżacji pomieszczenia to jasne i mocne oświetlenie, możliwość przyciemnienia do wyświetlania slajdów. Słuchacze powinni być zwróceni do prowadzącego przodem lub twarzą do innych słuchaczy (kształt litery U). Prowadzący powinien mieć możliwość swobodnego przemieszczania się, móc np. podchodzić do pytającego. Żaden sprzęt lub meble nie mogą zasłaniać ekranu lub tablicy do pisania. Stoły i krzesła ustawione powinny być tak, aby największa odległość od trenera do słuchacza nie przekraczała kilku metrów. Hałas z zewnątrz musi być zmniejszony do minimum - może to oznaczać, iż należy zamknąć okna, jeśli wychodzą one na ruchliwą ulicę.

Jeśli trener zadba o wszystkie wyżej wymienione elementy, na pewno zwiększy to jego poczucie bezpieczeństwa oraz zmniejszy stres związany z sytuacjami niepożądanymi natury technicznej.

Help!


Stosowanie pomocy podczas prezentacji jest czymś naturalnym i nie zmniejsza wiarygodności trenera, wręcz przeciwnie, pokazuje, że jest on osobą przygotowaną, a jego prezentacja została dobrze przemyślana.

Korzystanie z notatek


Dobrze przygotowane notatki pomagają osobie prowadzącej podczas prezentacji i nie spowodują, że skupienie słuchaczy ulegnie rozproszeniu. Najlepszym rozwiązaniem są notatki w formie oddzielnych kartek papieru, których Trener powinien używać już na etapie przygotowania przemówienia. Każda kartka powinna obejmować jeden rozdział i mieć formę najważniejszych haseł, definicji, słów kluczy. Należy unikać zbyt wielu słów. Notatki w formie długich zdań są nieefektywne, trudno jest na nich znaleźć istotną dla nas w danej chwili informację, można się zaciąć i pomylić. Bardzo ważnym elementem notatek są uwagi otwierające i końcowe, na które profesjonalny trener zwraca szczególną uwagę. Często nawet uczy się ich na pamięć, aby zapewnić sobie poczucie bezpieczeństwa, pewność siebie na początku i pozytywne zakończenie swojego wystąpienia.

Rzutnik multimedialny


Bardzo ważne jest, aby trener zapoznał się ze sprzętem, z którego będzie korzystał, przed rozpoczęciem prezentacji. Należy zrobić próbę i sprawdzić czy na pewno wszystkie urządzenia działają. Pamiętajmy, że pomoc audiowizualna wyłącznie ilustruje to, o czym mówi prowadzący, więc nie jest kluczowym elementem prezentacji, służy jako dodatek, wzbogacający spotkanie. Prowadzący powinien pamiętać o stałym kontakcie wzrokowym z audytorium, niezależnie od pomocy, jakich używa. Tylko jedno miejsce przyciąga uwagę w danym momencie. Osoba prowadząca zarządza źródłem informacji i decyduje, gdzie powinna być skierowana uwaga uczestników. Jeśli korzystamy z pomocy prezentacji wizualnych, należy pamiętać, aby zawsze odnosić się do tego, co aktualnie pokazujemy.

Niedopuszczalne jest pokazywanie slajdów, bez słowa komentarza. Treść slajdu nie może być przeładowana, ponieważ powoduje to zaciemnienie przekazu, zatem powinny być wyraziste i proste, bez zbędnych fantazji kształtów i kolorów. Informacje muszą mieć czytelną formę.

Prowadzący nie powinien bawić się wskaźnikiem, ani przechodzić między ekranem, a rzutnikiem w trakcie prezentacji.

Flipchart


Tablica papierowa jest doskonałym narzędziem pomocniczym podczas prezentacji. Istnieje jednak kilka zasad, do których należy się stosować, aby praca z flipchartem była efektywna i wygodna:
  • zwracaj się do uczestników spotkania, kiedy piszesz na tablicy, nie odwracaj się tyłem, przemawiając;
  • nie zostawiaj nieaktualnych informacji;
  • używaj kartek od końca, aby łatwiej było ci wrócić do wcześniej zapisanych informacji.

Struktura prezentacji


Prawidłowa struktura prezentacji ma ogromną wagę. Kiedy przekazywana informacja jest uporządkowana i ustrukturalizowana, staje się łatwiej przyswajalna i dłużej pozostaje w pamięci słuchaczy. Prosta i jasna prezentacja uszereguje to, co w przeciwnym razie mogłoby być chaotycznym zlepkiem informacji.

Trener powinien pamiętać, że słuchacze tracą koncentrację w środkowej części prezentacji. Aby przeciwdziałać takim sytuacjom i sprawić, by uczestnicy zapamiętali z wypowiedzi osoby prezentującej jak najwięcej należy postępować według zasady: "Najpierw powiedz, co powiesz, potem to powiedz, a na końcu powiedz co powiedziałeś". :)

Wstęp


Wstęp stanowi bardzo ważny moment prezentacji. Pierwsze wrażenie buduje u uczestników oczekiwania wobec osoby prezentującej. Trzeba zatem potrafić sprzedać swój wizerunek jako osoby wiarygodnej i kompetentnej. Mamy na to całe 60 sekund. Korekta nieudanego pierwszego wrażenia wymaga sporo wysiłku. Dobry wstęp posiada następujące elementy: hak na uwagę (ciekawe zdanie na dobry początek), przedstawienie się, temat spotkania, cel spotkania, korzyść ze spotkania, program prezentacji, czas, metodologia wystąpienia (czyli sposób, w jaki będziemy prowadzić prezentację), pytania.

Rozwinięcie


To miejsce, gdzie przedstawiamy właściwą treść prezentacji. Dobrze jest podzielić rozwinięcie na kilka bloków, z których każdy posiada podsumowanie, nawiązujące do kolejnego bloku (tzw. budowanie mostów). Najważniejszym zadaniem tego elementu jest efektywne wprowadzenie treści, które są merytorycznie istotne.

Zakończenie


Zakończenie prezentacji powinno być jasno zapowiedziane oraz zrozumiałe. Standardowo składa się z trzech etapów: zapowiedź zakończenia, która pełni funkcję wzmocnienia uwagi, podsumowanie prezentacji i tu wnioski oraz argumenty oraz zakończenie prezentacji - podziękowanie za uwagę.

Co ja robię tu?


Istnieje kilka cech, którymi powinien się charakteryzować dobry mówca. Pierwszą z nich jest pewność siebie, czyli eksponowanie swoich mocnych stron osobowości. Jest podstawowym warunkiem korzystnej prezentacji swojej osoby, jako partnera dla innych ludzi zarówno w kontaktach zawodowych jak i prywatnych. Kolejnym elementem, który pomaga podczas prezentacji jest niewątpliwie sylwetka i uroda osoby prowadzącej. Można także wymienić: pozytywne nastawienie do ludzi, otwartość, życzliwość, chęć przebywania z ludźmi, panowanie nad emocjami, entuzjazm, kreatywność, wiedza i doświadczenie.

Komunikacja niewerbalna


Ruch po sali osoby prowadzącej dynamizuje wystąpienie i zmusza słuchaczy do aktywności, należy jednak unikać w nim przypadkowości. Każdy ruch powinien być dobrze przemyślany. Gestykulacja musi akcentować odpowiednie treści i podkreślać zaangażowanie prowadzącego w prezentację. Trener powinien pamiętać, aby gestykulować w sposób zrównoważony, bez przesadnych, nieadekwatnych gestów - zamkniętych i splecionych dłoni.

Ważnym elementem jest wzrok prowadzącego - nie należy błądzić nim po ścianach, suficie, podłodze czy ekranie. Komunikacja wzrokowa to podstawa poprawnej komunikacji między prowadzącym, a uczestnikami.

Kolejnym niezwykle istotnym elementem podczas przemówienia jest głos trenera. Należy przemawiać głośno, pewnie, wyraźnie i dynamicznie, gdyż taki sposób wypowiadania się przyciąga uwagę uczestników. Trener powinien unikać monotonii głosu, zmieniać rytm i natężenie, co dodaje wystąpieniu dramaturgii i powoduje, że uczestnicy nie przestają słuchać.

Podczas prezentacji dobrze jest używać przykładów i anegdot, które sprawią, że prezentacja będzie ciekawsza i na dłużej zostanie w pamięci uczestników, zadawać pytania, nie spieszyć się i starać się nie używać sformułowań, które mogą być niezrozumiałe.

Wiarygodność


Aby stać się osobą wiarygodną w oczach uczestników należy dobrze kontrolować czas, mówić logicznie i zwięźle, precyzyjnie argumentować oraz używać języka dostosowanego do odbiorców. Trener powinien pokazać słuchaczom swoje osobiste zaangażowanie, pewność i kompetencje.

Trudne sytuacje


Trudne sytuacje zdarzają się niemal podczas każdego przemówienia. Stosując się do kilku zasad, można doskonale sobie z nimi radzić.

Pytania


Przed spotkaniem należy przemyśleć możliwe pytania od uczestników i sobie na nie odpowiedzieć.

Kiedy padają pytania, trener powinien patrzeć na pytającego i nie wchodzić w słowo. Odpowiadając powtórz pytanie, jeśli nie jesteś pewien, ze zrozumiałeś, poczekaj, aby zorganizować swoje myśli (nie bój się ciszy!), odpowiadaj wyczerpująco i zwięźle, podając fakty, mów do wszystkich, bądź przyjazny i zakończ wzrokiem na innej osobie niż pytający.

Jeśli trener nie zna odpowiedzi, nie powinien jej wymyślać.

Występuje kilka kategorii pytań, które mogą paść podczas prezentacji:
  1. O informację - pytanie neutralne, słuchacz po prostu oczekuje dalszych wyjaśnień lub więcej informacji.
  2. Złośliwe - słuchacz nie chce się niczego dowiedzieć, chce przekazać jakąś informację, czasem podtekstem.
  3. Krytyczne - słuchacz nie zgadza się ze zdaniem trenera i przeciwstawia się jego opinii.

Aby właściwie odpowiedzieć na pytanie, zawsze najpierw sparafrazuj (powtórz własnymi słowami), aby mieć pewność, że dobrze zrozumiałeś intencje i zakres pytania.

Innymi rodzajami pytań, z którymi musi poradzić sobie prowadzący są:
  • pytania niejasne - nigdy nie obwiniaj pytającego, mówiąc "Twoje pytanie jest niejasne.", weź odpowiedzialność na siebie i powiedź: "Nie jestem pewien, co ma pan na myśli, czy mógłby pan mi pomóc i to wyjaśnić?"
  • pytania "głupie" - nie śmiej się z takich pytań i nie obrażaj kogoś, gdy pyta o to, co już poruszyłeś mówiąc "Mówiłem już o tym wcześniej" - możliwe, ze za pierwszym razem twoja wypowiedź była niejasna, odpowiedz innymi słowami.
  • pytania rozwlekłe - obserwuj słuchaczy, kiedy zaczną się denerwować na "gadatliwego kolegę" ponownie przejmij kontrolę przez wychwycenie konkretnego punktu lub podsumuj wypowiedź i zrób przejście do twojego głównego punktu.
  • pytania pozorne - zauważ różnicę między stwierdzeniem i pytaniem, potwierdź ją ustnie "To ciekawy komentarz. Czy ma pan w związku z tym jakieś pytanie?"

Uczestnicy


Podczas prowadzenia prezentacji, może się zdarzyć, że mamy do czynienia z uczestnikami, którzy utrudniają przebieg spotkania. Są to osoby, które stale krytykują, ośmieszają i podważają kompetencje prowadzącego, przeszkadzają, zajmując się czymś innym, blokują komunikację i otwartość uczestników przez postawę oceniającą i wywieranie presji na innych. Trudni uczestnicy często zadają pytania nieprzyjaznym tonem lub sugerują niemiłe dla odbiorcy treści, stale i uciążliwie skupiają na sobie uwagę.

Aby poradzić sobie z trudnymi sytuacjami, należy przede wszystkim reagować, nie udawać, że wszystko jest w porządku, jeśli nie jest. Parafrazować i słuchać, jeśli uczestnicy zadają pytania. Odkrywać znaczenie zachować niewerbalnych, również przez parafrazę np.: "Nie wiem czy dobrze rozumiem państwie kręcenie głową, ale czy to znacz, że ma pan wątpliwości co do..." oraz pozytywnie kontrolować (ale nie drwiąco) zachowania uczestnika np.: "Pani krytyka jest dla nas bardzo cenną informacją i na pewno z niej skorzystamy".

Trener powinien starać się rozpoznać motywy działania uczestnika i jeśli to możliwe, zaspokoić jego potrzeby np. w przypadku krytykanta o wielkiej potrzebie uznania dać mu to uznanie: "Wiem, że cieszy się pan dużym autorytetem, liczę na pana opinie"; udzielać informacji zwrotnej, zawsze w formie komunikatu ja: "Rozprasza mnie, kiedy przerywa pani moją wypowiedź pytaniami, z chęcią odpowiem na nie później". Ważne w sytuacjach trudnych jest zachowanie opanowania i nie naruszanie terytorium drugiej osoby poprzez niedopuszczalne zachowania jak obraza, ośmieszanie czy drwina.

Inne trudne sytuacje


  • Uczestnik rozmawia z sąsiadem - spójrz w tym kierunku, podejdź bliżej, nie patrząc na rozmówcę lub z tyłu rozmówcy, wciągnij "gaduły" do dyskusji z grupą - "Jakie jest pani zdanie?"; "Czy coś jest niejasne?"

  • Uczestnik mówi razem z prowadzącym - podtrzymuj kontakt wzrokowy, jeśli kontynuuje - działaj - "Czy ma pan jakieś uwagi?"

  • Uczestnik zajmuje czas zbyt długimi wypowiedziami - wykorzystaj pauzę, zapytaj o opinię innych - "Dziękuję za pana opinię, teraz posłuchamy innych".

  • Uczestnik powraca do swojego pomysłu - potwierdź, że słyszałeś już pomysł uczestnika - "Powraca pan do tego tematu. Rozumiem, że to dla pana bardzo ważna obawa".

  • Uczestnik skupia się na szczegółach, nie związanych z tematem - zwróć się z problemem do grupy - "Co uważacie państwo za najważniejsze w tym zagadnieniu?"

    Błędy prowadzących


    Trenerzy czasem popełniają błędy, próbując poradzić sobie z obiekcjami uczestników spotkania, ich znajomość pozwoli unikać tego typu interwencji/jej braku w przyszłości: atak na uczestnika, osobiste traktowanie obiekcji, zaprzeczenie, nie zadawanie pytań, pomijanie obiekcji, bagatelizowanie zgłaszanych obiekcji.

    Podsumowanie


    Podsumowując, każdy z nas odczuwa tremę przed wystąpieniami publicznymi, jednak odpowiednie działanie pozwala zmniejszyć jej poziom do zdrowego minimum.. Ważnym jest, aby pamiętać, że nic nie przychodzi bez wysiłku. Praktyka czyni mistrza i choć doświadczeni mówcy nadal odczuwają tremę, to nie jest ona już paraliżująca i szkodliwa, lecz motywuje do efektywniejszego działania.


      Autorka jest trenerem kompetencji miękkich i twardych, managerem i coachem. Studiuje psychologię na Wydziale Stosowanych Nauk Społecznych Akademii Pedagogiki Specjalnej w Warszawie. Szczególnie interesuje ją psychologia społeczna, psychologia biznesu i seksuologia.



    Opublikowano: 2013-06-14



    Oceń artykuł:


    Skomentuj artykuł
    Zobacz komentarze do tego artykułu